Dyddiedig 19 Gorffennaf 2021
GLlTEM
Beth yw pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd?
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn pennu’r safonau y gallwch eu disgwyl gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ) a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Mawrhydi (GLlTEM) pan fyddwn yn gofyn am, neu’n dal gwybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch chi; sut gallwch gael gafael ar gopi o’ch data personol; a’r hyn gallwch ei wneud os ydych yn teimlo nad yw’r safonau’n cael eu bodloni.
Pwy ydym ni?
Mae Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM yn gyfrifol am weinyddu’r llysoedd troseddol, sifil a theulu a’r tribiwnlysoedd yng Nghymru a Lloegr. Mae GLlTEM yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Rydym yn sefydliad o weision sifil sy’n gweithio gyda’n gilydd i ddiogelu a gwella egwyddorion cyfiawnder.
Byddwn yn sicrhau ein bod yn prosesu eich data personol:
- yn deg ac yn gymesur;
- yn unol ag unrhyw arweiniad cyfredol a chyhoeddiadau eraill gan y Comisiynydd Gwybodaeth;
- dim ond mewn ffyrdd sy’n berthnasol i’r dibenion y bydd yn cael ei defnyddio;
- yn gywir, fel ei bod yn gyflawn, yn gyfredol, ac yn cael ei chadw’n gyfredol;
- fel ei bod yn cael ei chadw dim ond cyn hirad ag y mae angen ei chadw at y pwrpas a ddatganwyd;
- yn cael ei diogelu gan fesurau diogelu rhesymol sy’n atal risgiau fel colli, mynediad heb awdurdod, dinistrio, defnyddio, addasu neu ddatgelu data;
Ein hawl i newid ein Hysbysiad Preifatrwydd
Mae’n bosib y byddwn yn gwneud newidiadau i’n hysbysiad preifatrwydd o dro i dro. Byddwn yn nodi’r glir ein bod wedi newid ein Hysbysiad Preifatrwydd.
Beth yw eich data personol?
Data personol yw unrhyw ddata am unigolyn sy’n fyw y gellir ei defnyddio i’w hadnabod. Mae’n cynnwys dynodwyr fel eich Enw, Dyddiad Geni, nodweddion personol fel eich rhywedd a’ch grŵp ethnig, a gwybodaeth am gymwysterau ac absenoldebau.
Gall hefyd gynnwys categorïau arbennig o ddata personol. Mae hyn yn golygu gwybodaeth am: eich tarddiad hiliol neu’ch tarddiad ethnig, barnau gwleidyddol, credoau crefyddol neu’ch credoau athronyddol, aelodaeth undeb llafur, data genetig neu biometrig, data am eich iechyd, data am eich bywyd rhywiol neu’ch cyfeiriadedd rhywiol.
Gellir adnabod unigolyn trwy’r wybodaeth yn unig neu ar y cyd ag unrhyw wybodaeth sydd yn ein meddiant neu sy’n debygol o fod yn ein meddiant.
Beth mae prosesu yn ei olygu?
Pan fyddwn yn cyfeirio at brosesu, rydym yn golygu unrhyw weithgaredd a wnawn ar, neu gyda’ch data personol, fel casglu, storio, addasu, neu unrhyw ddefnydd arall (gan gynnwys dileu a dinistrio).
Sut rydym yn prosesu eich data personol?
Byddwn yn prosesu eich data yn ofalus yn unol â darpariaethau’r Ddeddfwriaeth Diogelu Data bresennol, sy’n cynnwys Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018. Golygai hyn ein bod yn cadw data personol yn gyfredol; yn ei ddileu a’i ddinistrio yn ddiogel; peidio â chasglu na chadw gormodedd o ddata; diogelu data personol rhag mynd ar goll, rhag cael ei gamddefnyddio, rhag cael ei weld gan rywun heb awdurdod, a rhag cael ei ddatgelu; a drwy sicrhau bod mesurau technegol priodol ar waith i ddiogelu’r data personol. Darllenwch ein datganiad diogelu data.
Ar ba sail ydym ni’n prosesu eich data personol?
Byddwn ond yn defnyddio a phrosesu eich data personol pan a sut y mae’r gyfraith yn ein caniatáu i wneud hynny.
Mae’r gyfraith yn ein caniatáu i brosesu eich data personol fel y mae’n angenrheidiol i ni wneud hynny ar gyfer cyflawni tasg sydd er lles y cyhoedd. Y dasg lles y cyhoedd yw gweinyddu cyfiawnder yn briodol. Rydym yn casglu data i hwyluso’r broses o recriwtio ynadon, ac mae hyn yn rhan o’r broses gweinyddu cyfiawnder.
Pa mor hir y byddwn yn dal eich data?
Byddwn yn cadw eich data am y cyfnod a bennir ym Mhwyllgorau Ymgynghorol yr Atodlen Cadw a Chyfansoddiad Cofnodion Ynadon Heddwch.
Sut rydym ni’n casglu eich data personol?
Byddwn yn casglu eich data personol trwy’r System Olrhain Ymgeiswyr mewn sawl ffordd; er enghraifft:
- pan fyddwch yn cychwyn eich cais i ymuno â’r ynadaeth
- pan fyddwch yn cael eich argymell i gael eich penodi gan Bwyllgorau Ymgynghorol
Sut rydym ni’n defnyddio eich data personol
Rydym yn defnyddio eich data personol at y dibenion canlynol:
- gwella’r rheolaeth o ddata gweithlu ledled yr ynadaeth;
- i gyfarwyddo’r broses recriwtio ynadon
- i olrhain ymgeiswyr yn eu taith trwy’r broses recriwtio;
- i weld lle mae angen gwelliannau yn y system recriwtio;
- i gasglu data ar ddemograffig yr ymgeiswyr sy’n gwneud cais;
- galluogi monitro amrywiaeth;
- trosglwyddo data am ymgeiswyr llwyddiannus o’r System Olrhain Ymgeiswyr i’r system Adnoddau Dynol electronig (e-HR)
Byddwn yn coladu, prosesu, lledaenu a chyhoeddi ystadegau yn seiliedig ar ddata cyfanredol a ddelir yn ein ffeiliau personol neu yn e-HR (y gronfa ddata Adnoddau Dynol electronig sy’n berchen i, ac wedi’i rheoli gan y Swyddfa Farnwrol yn unol â’u hysbysiad preifatrwydd).
Rhannu eich data personol
Byddwn yn rhannu eich data personol gyda:
- TMP – darparwr y System Olrhain Ymgeiswyr. (Y systemau lle bydd data ymgeiswyr yn cael ei ddal yw: TalentLink, Tazio a DOMO at ddibenion riportio).
- GLlTEM (ar gyfer cyflawni gweithredol – Unedau Cefnogi Rhanbarthol, Pwyllgorau Ymgynghorol, i ddarparu gwasanaethau TG);
- Y Swyddfa Farnwrol (i ddarparu gwasanaethau Adnoddau Dynol, hyfforddiant a gwasanaethau llyfrgell);
- Gwasanaethau Data a Dadansoddi MoJ ar gyfer cyhoeddi ystadegau Amrywiaeth Farnwrol;
- Pwyllgorau Ymgynghorol ar Ynadon Heddwch
Diweddaru eich gwybodaeth bersonol
Gallwch ddiweddaru eich gwybodaeth bersonol ar gais. Gwneir hyn ar borth y System Olrhain Ymgeiswyr.
Diogelwch
Mae diogelwch eich Data Personol yn bwysig iawn i ni. Byddwn yn sicrhau bod gennym fesurau technegol a sefydliadol priodol ar waith i atal prosesu heb awdurdod neu brosesu anghyfreithlon o Ddata Personol ac atal colli, dileu neu ddinistrio Data Personol mewn camgymeriad. Mae’r holl ddata a brosesir gan y System Olrhain Ymgeiswyr wedi’i amgryptio pan fydd yn cael ei drosglwyddo a phan fydd yn cael ei gadw.
Eich hawliau a’ch data personol – hawliau gwrthrych gwybodaeth
Oni bai ei fod yn destun esemptiad – o ran eich data personol, mae gennych nifer o hawliau gwrthrych gwybodaeth. Y rhain yw:
- yr hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth bersonol os gwelir ei bod yn anghywir neu wedi dyddio;
- yr hawl i ofyn i’ch data personol gael ei ddileu pan nad yw’n angenrheidiol i ni gadw’r data hwnnw;
- yr hawl i dynnu’n ôl eich cydsyniad i brosesu gwybodaeth sensitif ar unrhyw adeg;
- yr hawl, lle bo anghydfod sy’n ymwneud â chywirdeb neu’r ffordd y proseswyd eich data personol, i wneud cais i roi cyfyngiad ar unrhyw brosesu pellach;
- yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Mynediad at wybodaeth bersonol
Gallwch ganfod pa ddata personol rydym yn ei gadw amdanoch drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. Os ydych yn dymuno gwneud cais gwrthrych am wybodaeth, cysylltwch â:
Tîm Datgelu / Disclosure Team
Post point 10.25
102 Petty France
Llundain
SW1H 9AJ
E-bost: data.access@justice.gov.uk
Esemptiadau o’ch hawliad gwrthrych wybodaeth yng nghyswllt eich data personol
Mewn rhai amgylchiadau mae eich data personol wedi’i esemptio o’r hawliau gwrthrych gwybodaeth.
Mae esemptiadau yn berthnasol lle bo data personol yn cael ei brosesu at ddibenion eich addasrwydd i fod mewn swydd farnwrol neu yng nghyswllt anrhydedd a roddir gan y Goron. Gall esemptiadau hefyd fod yn berthnasol lle bo hawliau gwrthrych wybodaeth yn debygol o achosi rhagfarn o ran annibyniaeth farnwrol neu achos barnwrol.
Manylion cyswllt a gwybodaeth bellach
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, cysylltwch â ni yn:
E-bost: legal.operations@justice.gov.uk
Cysylltwch â Swyddog Diogelu Data GLlTEM i gael gwybodaeth am sut mae GLlTEM yn trin data:
Y Swyddog Diogelu Data
Y Weinyddiaeth Gyfiawnder
3ydd Llawr, Blwch Post 3.20
10 South Colonnades
Canary Wharf
Llundain E14 4PU
E-bost: dpo@justice.gov.uk
Cwynion am sut rydym yn defnyddio eich data
Os ydych yn meddwl ein bod wedi camddefnyddio’ch data neu nad ydym wedi ei gadw’n ddiogel, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data GLlTEM yn y cyfeiriad uchod.
Os nad ydych yn fodlon â’r ymateb a gewch, gallwch wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) trwy ddilyn y ddolen hon – sut i wneud cwyn am ddiogelu data.
Gallwch hefyd gysylltu â hwy yn uniongyrchol yn Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
Rhif ffôn: 0303 123 1113
E-bost: icocasework@ico.org.uk
Gallwch hefyd siarad ar-lein gydag ymgynghorydd.